Privacy Verklaring voor klanten en mogelijke klanten

VANDEMOORTELE GROEP -

PRIVACYVERKLARING VOOR B2B-KLANTEN EN POTENTIËLE KLANTEN

 

Geachte klant of potentiële klant,

Uw privacy is belangrijk voor ons.

Alle persoonsgegevens die we van u ontvangen tijdens onze interactie met u als (potentiële) klant worden verzameld, opgeslagen en verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving op het vlak van gegevensbescherming en in het bijzonder conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 van 27 april 2016 (hierna 'de AVG' genoemd).

Deze Privacyverklaring is een aanvulling bij de policy van de Vandemoortele Groep inzake privacy en bescherming van persoonsgegevens (beschikbaar op https://vandemoortele.com/vandemoortele-group-privacy-personal-data-protection-policy).

In deze Privacyverklaring leggen we uit hoe en waarom we uw persoonsgegevens verzamelen, hoe we deze verwerken en beschermen en hoelang we ze bewaren. We leggen ook uit wat uw rechten in dit verband zijn.

  1. Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke

De verantwoordelijken voor de verwerking van uw persoonsgegevens zijn de volgende rechtspersonen:

VANDEMOORTELE NV

                Ottergemsesteenweg-Zuid 816

9000 Gent

                België (BE)

                                 Ondernemingsnummer: 0429.977.343 (RPR Gent, afdeling Gent)

 

Optredend als IT- en websitebeheerder voor de Vandemoortele Groep

VANDEMOORTELE EUROPE NV

                Ottergemsesteenweg-Zuid 816

9000 Gent

                België (BE)

                                 Ondernemingsnummer: 0721.494.116 (RPR Gent, afdeling Gent)

 

Optredend als verkooporganisatie (distributeur) voor de Vandemoortele Groep

die elk zowel in eigen naam en voor eigen rekening als in naam en voor rekening van alle met de Vandemoortele Groep verbonden ondernemingen optreden (‘Vandemoortele Ondernemingen’) (zie https://vandemoortele.com/legal-entity-address-list voor alle ondernemingen van Vandemoortele) (hierna gezamenlijk 'Vandemoortele' genoemd).

Wanneer we uw persoonsgegevens gebruiken om u, gebruikmakend van “aangepaste doelgroepen”, via Facebook® gerichte advertenties te tonen, worden we als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken beschouwd met Meta Platforms Ireland Limited, Block J, Serpentine Avenue, Dublin 4, Ierland.

  1. Doeleinden

Wij verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens voor specifieke doeleinden in verband met onze zakelijke activiteiten, zoals:

  • beheer van klantenrelaties (CRM) en key accounts via onze databanken;
  • lead management via een databank waarin uw interacties met ons en/of onze producten worden bijgehouden;
  • marketing, verkoop en promoties, wedstrijden;
  • het verstrekken van relevante en geactualiseerde informatie over onze producten door het versturen van nieuwsbrieven, e-mailings, brochures, prijslijsten, productcatalogi en andere commerciële communicatie;
  • het verbeteren van de kwaliteit van onze interacties door gerichte reclame, communicatie en productaanbevelingen te versturen (waarbij we mogelijk gebruikmaken van “aangepaste doelgroepen” en “vergelijkbare doelgroepen”) en het analyseren van het resultaat van dergelijke interacties;
  • het aanbieden van gepersonaliseerde producten en diensten;
  • het uitvoeren van taken ter voorbereiding of uitvoering van bestaande (verkoop)contracten;
  • beheer van IT-middelen en website-gerelateerde dienstverlening;
  • het verwerken en beantwoorden van vragen en verzoeken van klanten;
  • het begrijpen en onderzoeken van interesses, wensen en veranderende behoeften van klanten en potentiële klanten (klantinzichten), klantenservice;
  • beheer van de toeleveringsketen, logistiek;
  • financiën en boekhouding;
  • verwerking en inning van betalingen;
  • productie, productieplanning;
  • beheer van geschillen, procesvoering, rechtszaken, juridische procedures;
  • kwaliteitszorg, klachtenbeheer, audits;
  • beheer van masterdata;
  • belastingen;
  • kwaliteitsaudits en bedrijfscontrole;
  • verzekeringen;
  • archivering en bewaring van informatie;
  • elk ander doel dat door de toepasselijke wetgeving en de bevoegde autoriteiten wordt opgelegd.
  1. Rechtsgrond (wettige grondslag) voor de verwerking

We verzamelen, verwerken en bewaren alle persoonsgegevens die nodig zijn om overeenkomsten met betrekking tot onze producten en diensten te sluiten en uit te voeren.

Er kan (ook) sprake zijn van een wettelijke verplichting (bv. belasting- of boekhoudwetgeving) of een andere rechtsgrond op basis waarvan wij uw persoonsgegevens moeten verwerken, bv. voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen (zoals het versturen van directmarketingcommunicatie naar ons bestaande klantenbestand, het ontwikkelen van een relatie met onze klanten, het verkopen van een deel van onze bedrijfsactiviteiten of activa, het realiseren van ons maatschappelijk doel en onze doelstellingen op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen, enz.).

Wanneer u een onlinecontactformulier invult via een van de websites van Vandemoortele (bv. www.vandemoortele.com, www.vandemoorteleprofessional.com, www.risso.com), vragen wij u om ons uitdrukkelijk toestemming te verlenen voor het verzamelen, verwerken en gebruiken van uw persoonsgegevens om u B2B direct mailings en andere directmarketingcommunicatie te sturen. Door het lege vakje onderaan het onlineformulier ('opt-in') aan te vinken, geeft u ons toestemming om uw persoonsgegevens voor de vermelde doeleinden te verzamelen, te bewaren en te verwerken.

U hebt het recht om uw toestemming op elk moment weer in te trekken ('uitschrijven') (zie punt 9 hieronder).

  1. Categorieën van persoonsgegevens

Voor de hierboven vermelde doeleinden verzamelen en verwerken we de volgende persoonsgegevens:

  • identificatiegegevens (zoals voornaam, familienaam, geslacht (dhr., mevr., juffr.));
  • contactgegevens (zoals (professioneel) e-mailadres, kantooradres, mobiel telefoonnummer, vast telefoonnummer, andere elektronische contactgegevens);
  • individuele kenmerken (zoals geboortedatum);
  • professionele gegevens (zoals naam van werkgever, baan, titel, functie);
  • interactiegegevens (zoals cookies, websitebezoeken, downloads van onze websites, verkoopgeschiedenis, openings- en conversiepercentage van hyperlinks, teruggestuurde e-mails, pixels);
  • betalingsgerelateerde informatie (zoals btw-nummer, bankrekeningnummer, betalingsgedrag);
  • gegevens verzameld via trackingtechnologieën en technische cookies (zoals login, gebruikersnaam, IP-adres, toestel-ID);
  • feedback van klanten (zoals ervaringen met het gebruik van producten en diensten van Vandemoortele, door klanten gegenereerde inhoud die u met Vandemoortele deelt).

We verzamelen geen gevoelige persoonsgegevens (d.w.z. gegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke overtuiging, religieuze of ideologische overtuiging of lidmaatschap van een vakbond blijkt, genetische gegevens, biometrische gegevens of gegevens over gezondheid of seksueel gedrag of seksuele geaardheid). U wordt daarom verzocht ons dit soort persoonsgegevens niet te verstrekken. Indien u toch gevoelige persoonsgegevens verstrekt, stemt u er uitdrukkelijk mee in dat deze persoonsgegevens door ons worden verwerkt in overeenstemming met de bepalingen van deze Privacyverklaring.

  1. Bronnen van persoonsgegevens

We verzamelen persoonsgegevens rechtstreeks of onrechtstreeks via een of meer van de volgende kanalen:

  • online (wanneer u zich registreert of inlogt op www.vandemoortele.com of andere websites van Vandemoortele; via cookies en andere trackingtechnologieën (zoals Google Analytics, hashing));
  • in het kader van de rechtstreekse interactie met onze onderneming via telefoon, sms of e-mail;
  • via deelname aan wedstrijden, evenementen, promotieacties en enquêtes van Vandemoortele;
  • contactformulieren die u invult of bezoekersbadges die we scannen (QR-code) op beurzen;
  • visitekaartjes of mobiele telefoongegevens die u aan onze medewerkers geeft;
  • uw communicatie met onze klantenserviceteams;
  • door u te abonneren op nieuwsbrieven, brochures, tijdschriften en ander marketingmateriaal;
  • de inning van uw betalingen;
  • uw aanmelding op onlineplatforms (zoals CRM-onlineplatforms, websites van de onderneming, netwerktoegang);
  • de socialmediapagina's van Vandemoortele die u bezoekt en de formulieren voor leadgeneratie die u invult;
  • andere bronnen, zoals publiek toegankelijke bronnen en bronnen waartoe de toegang niet wettelijk beperkt is.
  1. Ontvangers van persoonsgegevens

Voor bovenstaande doeleinden kunnen uw persoonsgegevens met derden worden gedeeld en mogelijk door hen verwerkt. Deze derden zijn onder meer:

  • aanbieders van cloudgebaseerde 'software-as-a-service' (SaaS-applicaties);
  • IT-dienstverleners (inclusief de providers van onze CRM- en marketingdatabank);
  • logistieke dienstverleners;
  • reclame- en marketingbureaus;
  • accountants en andere professionele adviseurs of consultants;
  • communicatiebureaus;
  • hostingproviders;
  • aanbieders van deeldiensten;
  • banken en verzekeringsmaatschappijen;
  • overheidsinstanties.

De werknemers, agenten, aannemers, advocaten, zaakvoerders en/of vertegenwoordigers van voornoemde externe (sub)verwerkers dienen het vertrouwelijke karakter van deze persoonsgegevens te respecteren en mogen deze persoonsgegevens slechts verwerken conform de instructies van Vandemoortele.

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook delen met andere Vandemoortele Ondernemingen met het oog op inter- of intragroepsdiensten, voor legitieme bedrijfsdoeleinden (zoals het verwerken van bestellingen, het aanmaken van facturen, het organiseren van transport, het behandelen van klachten, boekhouding, betalingsbeheer, managementrapportage, controle, archivering, interne audits, geschillenbeslechting en verzekering). Deze overdracht is gebaseerd op onze overeenkomst aangaande de overdracht van gegevens binnen de groep.

  1. Doorgifte van persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden niet doorgegeven naar landen buiten de EER zonder te voorzien in passende waarborgen voor een adequaat beschermingsniveau voor de doorgegeven persoonsgegevens.

  1. Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens slechts gedurende de periode die redelijkerwijs noodzakelijk is om het doel te realiseren waarvoor ze worden verwerkt, om de toepasselijke wettelijke verplichtingen na te komen en om de wettelijke verjaringsregels in acht te nemen, d.w.z. tot 10 jaar na de laatste aankoop en/of na het einde van het laatste contract met Vandemoortele, plus een verificatieperiode van 6 maanden, tenzij ze langer moeten worden bewaard op basis van wettelijke verplichtingen of een gerechtvaardigd belang van Vandemoortele.

  1. Rechten

U hebt het recht om op elk moment contact op te nemen met de onderneming om:

  • toegang tot uw persoonsgegevens te vragen;
  • onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
  • uw persoonsgegevens te laten wissen;
  • van de onderneming een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen;
  • bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • ingeval u uw uitdrukkelijke toestemming hebt verleend voor de verwerking van uw persoonsgegevens, om uw toestemming in te trekken (in het bijzonder voor het gebruik van uw persoonsgegevens voor het verzenden van direct marketing);
  • in het geval van een geautomatiseerde verwerking, om te vragen uw persoonsgegevens te ontvangen en/of over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke ('recht op overdraagbaarheid van gegevens');
  • als uw persoonsgegevens naar landen buiten de EER worden doorgegeven, om een kopie te vragen van de passende waarborgen.

Het is mogelijk dat bovenstaande rechten slechts in bepaalde omstandigheden van toepassing zijn en dat zij aan bepaalde voorwaarden, afwijkingen of uitzonderingen onderworpen zijn, zoals wordt uiteengezet in de toepasselijke wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.

Om uw rechten uit te oefenen en voor alle aanvullende informatie in verband met deze Privacyverklaring, kunt u contact met ons opnemen (zie punt '13. Contacteer ons’).

In het geval van nieuwsbrieven en andere vormen van elektronische communicatie kunt u altijd gebruikmaken van de toestemmingsbeheertool waarmee u uw toestemming voor een bepaald verwerkingsdoel kunt intrekken ('opt-out') of waarmee u zich, indien deze optie niet beschikbaar is, kunt uitschrijven (knop 'uitschrijven'). U hebt toegang tot de tool via de link onderaan elke elektronische communicatie die wij versturen.

  1. Geautomatiseerde besluitvorming (profilering)

Geautomatiseerde besluitvorming wordt gedefinieerd als het nemen van beslissingen aangaande individuele personen waarvoor exclusief wordt uitgegaan van een geautomatiseerde gegevensverwerking en waaraan rechtsgevolgen verbonden zijn of die de betrokken individuen in aanzienlijke mate treffen.

We maken in principe geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming zoals hierboven beschreven.

  1. Beveiliging - Confidentialiteit

We gebruiken verschillende beveiligingstechnologieën en -procedures om de bescherming en confidentialiteit van uw persoonsgegevens te waarborgen en deze te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, onjuist gebruik, en vernietiging of verlies, hetzij onrechtmatig of onopzettelijk. Alleen het personeel van Vandemoortele en de externe verwerkers die betrokken zijn bij de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verzameld, hebben toegang tot deze gegevens voor de uitvoering van hun taken. Deze medewerkers en externe verwerkers zijn contractueel verplicht om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens in acht te nemen.

  1. Klachten

Indien u meent dat wij niet conform de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens hebben gehandeld, kunt u een klachtenprocedure bij ons starten (zie 'Punt 13. Contacteer ons').

U kunt ook een klacht indienen bij de bevoegde nationale toezichthoudende autoriteit.

Voor België:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) /Autorité de protection des données (APD)

Drukpersstraat 35 / Rue de la Presse 35

B - 1000 Brussel / Bruxelles

e-mail: contact@apd-gba.be

(www.dataprotectionauthority.be)

 

Voor Nederland:

Autoriteit Persoonsgegevens (AP)

Postbus 93374

2509 AJ Den Haag

Nederland

(www.autoriteitpersoonsgegevens.nl)

 

  1. Contacteer ons

Als u vragen, bezorgdheden of klachten hebt over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, of als u uw individuele rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens wilt uitoefenen, kunt u contact met ons opnemen door ons samen met een kopie van uw identiteitskaart (zodat wij de identiteit van de aanvrager kunnen controleren):

  • een e-mail te sturen naar het volgende e-mailadres: privacy@vandemoortele.com;
  • een ondertekende en gedateerde brief te sturen naar het volgende postadres: Vandemoortele nv en Vandemoortele Europe nv, t.a.v. Privacy - B2B-klanten, Ottergemsesteenweg-Zuid 816, B- 9000 Gent, België.
  1. Wijzigingen

We behouden ons het recht voor om deze Privacyverklaring van tijd tot tijd aan te passen, binnen de grenzen van de toepasselijke regelgeving met betrekking tot privacy en gegevensbescherming.

15. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

De Privacyverklaring is onderworpen aan de Belgische wetgeving en dient in overeenstemming daarmee te worden geïnterpreteerd. De bevoegde rechtbanken van Gent (België) genieten de exclusieve bevoegdheid om kennis te nemen van alle geschillen die uit deze Privacyverklaring voortvloeien en niet in der minne kunnen worden geregeld.

Opgesteld in Gent (België)

op 1 september 2023 - V4.0