Informativa sulla privacy per clienti B2B e potenziali clienti

VANDEMOORTELE GROUP -

Informativa sulla privacy per clienti B2B e potenziali clienti

 

Gentile cliente o potenziale cliente,

La sua privacy è importante per noi.

I dati personali ottenuti interagendo con lei in quanto (potenziale) cliente sono raccolti, conservati e trattati in conformità alla legislazione applicabile relativa alla tutela dei dati e, in particolare, al Regolamento generale sulla protezione dei dati (UE) 2016/679 del 27 aprile 2016 (di seguito denominato "GDPR").

La presente Informativa sulla privacy integra la politica di protezione della privacy e dei dati personali di Vandemoortele Group (disponibile su https://vandemoortele.com/vandemoortele-group-privacy-personal-data-protection-policy).

In questa informativa sulla privacy, spieghiamo le ragioni e le modalità di raccolta dei suoi dati personali, le modalità di trattamento e tutela di tali dati e la durata di conservazione, nonché quali sono i suoi diritti al riguardo.

1. Identità del titolare del trattamento

I titolari dei suoi dati personali sono i seguenti soggetti giuridici:

VANDEMOORTELE NV                 Ottergemsesteenweg-Zuid 816 9000 Gent                 Belgio (BE)                  Numero società: 0429.977.343      (RPR Gent, divisione Gent)   In qualità di amministratore IT e del sito web di Vandemoortele Group

VANDEMOORTELE EUROPE NV                 Ottergemsesteenweg-Zuid 816 9000 Gent                 Belgio (BE)                  Numero società: 0721.494.116      (RPR Gent, divisione Gent)   In qualità di organizzazione di vendita (distributore) di Vandemoortele Group

che agiscono ciascuno in nome e per conto proprio, nonché in nome e per conto delle consociate di Vandemoortele Group ("Società di Vandemoortele") (cfr https://vandemoortele.com/legal-entity-address-list per tutte le Società di Vandemoortele) (di seguito indicate congiuntamente come "Vandemoortele").

Laddove utilizziamo i suoi dati personali per mostrare annunci pubblicitari mirati attraverso il pubblico personalizzato di Facebook®, siamo ritenuti co-titolari del trattamento insieme a Meta Platforms Ireland Limited, Block J, Serpentine Avenue, Dublino 4, Irlanda.

2. Scopi

Raccogliamo e trattiamo i suoi dati personali per scopi specifici correlati alle nostre attività commerciali, quali:

• gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e dei key account attraverso i nostri database;
• lead management attraverso un database in cui sono registrate le sue interazioni con noi e/o con i nostri prodotti;
• marketing, vendite e promozione, concorsi;
• fornitura di informazioni pertinenti e aggiornate sui nostri prodotti attraverso l'invio di newsletter, e-mail, brochure, listini prezzi, cataloghi di prodotti e altre comunicazioni commerciali;
• miglioramento della qualità delle nostre interazioni inviando pubblicità e comunicazioni mirate, nonché raccomandazioni sui prodotti (eventualmente utilizzando il pubblico personalizzato e simili) e analizzando i risultati di tali interazioni;
• offerta di prodotti e servizi personalizzati;
• svolgimento di incarichi in preparazione dei contratti (di vendita) esistenti o per l’esecuzione dei medesimi;
• gestione di risorse informatiche e fornitura di servizi relativi al sito web;
• elaborazione e risposte alle richieste e alle domande dei clienti;
• conoscenza e indagine su interessi, desideri, esigenze in evoluzione dei clienti e dei potenziali clienti (le loro percezioni), servizio clienti;
• gestione della supply chain, logistica;
• finanza e contabilità;
• elaborazione e riscossione dei pagamenti;
• produzione, pianificazione della produzione;
• gestione di controversie, contenziosi, cause legali, cause giudiziarie;
• assicurazione di qualità, gestione dei reclami, audit;
• gestione dei dati master;
• fiscalità;
• audit di qualità e controllo aziendale;
• assicurazioni;
• archiviazione e tenuta registri;
• qualsiasi altra finalità imposta dalla legislazione applicabile e dalle autorità competenti.

3. Base legale (motivo legittimo) del trattamento

Raccogliamo, trattiamo e conserviamo tutti i dati personali necessari a concludere e stipulare accordi relativi ai nostri prodotti e servizi.

Può (inoltre) esistere un obbligo legale (per es. legislazione fiscale o contabile) o altro motivo legittimo giustificato in base al quale dobbiamo trattare i suoi dati personali, per es. al fine di perseguire il nostro interesse legittimo (come l’invio di marketing diretto al database dei clienti esistenti, lo sviluppo di rapporti con i clienti, la vendita di parte dell’azienda o dei beni, il raggiungimento degli obiettivi aziendali e di responsabilità sociale, ecc.).

Con la compilazione di un modulo di contatto online da qualsiasi sito web Vandemoortele“ (per es. www.vandemoortele.com, www.vandemoorteleprofessional.com, www.risso.com), chiediamo il suo esplicito consenso alla raccolta, trattamento e utilizzo dei suoi dati personali per l'inoltro di mailing diretto B2B e altre comunicazioni di marketing diretto. Selezioni la casella di spunta vuota in fondo al modulo online (“opt-in”) per acconsentire a raccolta, conservazione e trattamento dei suoi dati personali ai fini indicati.

Ha diritto di ritirare il consenso (“unsubscribe”) in qualsiasi momento (vedere il punto 9 sotto).

4. Categorie di dati personali

Raccogliamo e trattiamo i seguenti dati personali ai fini di seguito riportati:

• identificazione dei dati (come nome, cognome, genere (Sig., Sig.ra));
• contatto (indirizzo e-mail (professionale), indirizzo dell'ufficio, numero di cellulare, numero di telefono fisso, altri dati di contatto elettronico);
• caratteristiche personali (data di nascita);
• dati professionali (nome del datore di lavoro, incarico, titolo, funzione);
• dati di interazione (cookie, visite al sito web, download dai nostri siti web, storico delle vendite, tasso di conversione e apertura dei collegamenti ipertestuali, e-mail respinte, pixel)
• informazioni relative al pagamento (numero di partita IVA, numero di conto corrente, comportamento di pagamento);
• dati tramite tecnologie di tracciamento e cookie tecnici (login, nome utente, indirizzo IP, ID dispositivo);
• feedback dei clienti (l'esperienza nell'utilizzo dei prodotti e dei servizi Vandemoortele, contenuti generati dai clienti e condivisi con Vandemoortele).

Non raccogliamo dati personali sensibili (cioè dati che indichino razza od origine etnica, opinioni politiche, credi religiosi o ideologici oppure adesione a sindacato, dati genetici, biomedici, sanitari o riguardanti comportamento od orientamento sessuale). Non le chiederemo quindi di fornirci dati di questo tipo. Qualora i dati personali sensibili siano comunque forniti, lei concorda espressamente che siano trattati da noi in conformità alle disposizioni della presente informativa sulla privacy.

5. Fonte dei dati personali

Raccogliamo i dati personali forniti direttamente o indirettamente tramite uno o più dei seguenti canali:

• Online (tramite registrazione o log-in su www.vandemoortele.com o qualsiasi altro sito web Vandemoortele); tramite cookie e altre tecnologie di tracciamento (come Google Analytics, hashing));
• Nell'ambito di un'interazione diretta con la nostra società tramite telefono, SMS o e-mail;
• Tramite partecipazione a concorsi, eventi, attività promozionali e sondaggi Vandemoortele;
• Per compilazione di un modulo di contatto o scansione di badge visitatore (codice QR) alle fiere;
• Tramite biglietti da visita o contatti sul cellulare forniti al nostro personale;
• Tramite comunicazione con i team del servizio clienti;
• Tramite l’iscrizione a newsletter, brochure, riviste e altro materiale di marketing;
• Tramite la riscossione dei pagamenti;
• Tramite la registrazione su piattaforme online (come piattaforme online CRM, siti web aziendali, accesso alla rete);
• Visitando le pagine di Vandemoortele sui social media e compilando i form di lead generation;
• Da altre fonti, come fonti accessibili al pubblico e fonti senza alcun vincolo legale di accesso.

6. Destinatari dei dati personali

Ai fini sopra riportati, i suoi dati personali possono essere condivisi ed eventualmente trattati da terze parti, come:

• fornitori di servizi software su cloud (applicazioni SaaS);
• fornitori di servizi IT (compresi i fornitori dei nostri database CRM e di marketing);
• fornitori di servizi logistici;
• agenzie di pubblicità e marketing;
• revisori dei conti e altri consulenti professionali;
• agenzie di comunicazione;
• fornitori di hosting;
• fornitori di servizi condivisi;
• banche e compagnie di assicurazione;
• autorità pubbliche.

Dipendenti, agenti, appaltatori, rappresentanti legali, manager e/o rappresentanti dei (sub-)responsabili di terze parti devono rispettare la natura confidenziale di questi dati personali e possono utilizzarli soltanto in conformità alle istruzioni di Vandemoortele.

Possiamo inoltre condividere i suoi dati personali con altre società di Vandemoortele a fini di servizi interaziendali o infragruppo, fini commerciali legittimi (per esempio elaborazione di ordini, generazione di fatture, organizzazione di trasporti, gestione reclami, contabilità, gestione dei pagamenti, report di gestione, controllo dell’archiviazione, revisioni interne, gestione di controversie, assicurazioni). Tale trasferimento si basa sul nostro accordo di trasferimento dati infragruppo.

7. Trasferimento dei dati personali

I suoi dati personali non saranno trasferiti a stati membri all’esterno dell’SEE senza adeguate tutele al fine di assicurare un livello adeguato di protezione dei dati personali trasferiti.

8. Periodo di conservazione

Conserveremo i suoi dati personali per il periodo ritenuto ragionevolmente necessario ai fini del trattamento di tali dati personali, in conformità agli obblighi legali applicabili, per tutelare i termini di prescrizione applicabili: fino a 10 anni dall’ultimo acquisto/ultimo contatto con Vandemoortele, oltre a un periodo di verifica di 6 mesi, fatto salvo laddove sia necessario conservarli più a lungo sulla base di obblighi legali o legittimo interesse di Vandemoortele.

9. Diritti

Ha diritto di contattare l’azienda in qualsiasi momento per:

• richiedere l’accesso ai suoi dati personali;
• ottenere la rettifica dei dati personali inesatti;
• ottenere la cancellazione dei suoi dati personali;
• ottenere dall’impresa una limitazione al trattamento dei suoi dati personali;
• opporsi al trattamento dei suoi dati personali;
• ritirare il consenso (in particolare all'utilizzo dei suoi dati personali nell'invio di marketing diretto) qualora abbia fornito consenso esplicito al trattamento dei suoi dati personali;
• qualora si effettui il trattamento con mezzi automatizzati, chiedere di ricevere i suoi dati personali e/o trasferirli a un altro titolare del trattamento ("diritto alla portabilità dei dati");
• qualora i suoi dati personali siano trasferiti in paesi al di fuori dell’SEE, richiedere una copia delle garanzie specifiche fornite.

I diritti suddetti possono essere applicabili soltanto in determinate circostanze e soggetti a specifiche condizioni, esenzioni o eccezioni come previsto dalla legislazione applicabile sulla tutela dei dati personali.

La preghiamo di contattarci qualora intenda esercitare i suoi diritti e per qualsiasi informazione integrativa relativa alla presente Informativa sulla privacy (veda "13. Contatti”).

Per quanto riguarda le newsletter e altre comunicazioni in formato elettronico, è sempre possibile accedere allo strumento di gestione del consenso, disponibile attraverso il link in calce a ciascuna comunicazione in formato elettronico da noi inviata, al fine di revocare il consenso a una determinata finalità di trattamento ("opt-out"), oppure, laddove non disponibile, utilizzare il pulsante "unsubscribe".

10. Decisioni automatizzate (profiling)

Si definiscono automatizzate le decisioni riguardanti persone, basate rigorosamente su elaborazione dati automatizzata e che possono avere conseguenze legali o influenzare fortemente le persone coinvolte.

Seguiamo il principio di non utilizzo delle decisioni automatizzate descritte sopra.

11. Sicurezza - Riservatezza

Ci avvaliamo di diverse procedure e tecnologie di sicurezza per salvaguardare la protezione e la riservatezza dei suoi dati personali e tutelarli da accesso non autorizzato, uso improprio, perdita e distruzione illecita o non intenzionale. Soltanto i collaboratori di Vandemoortele e le terze parti responsabili coinvolte nelle finalità per cui sono raccolti i suoi dati personali hanno accesso a questi dati nello svolgimento dei propri incarichi. Tali collaboratori e terze parti responsabili sono vincolati per contratto al rispetto della riservatezza dei suoi dati personali.

12. Reclami

Può avviare una procedura di reclamo nei nostri confronti, qualora ritenga che non abbiamo agito in conformità alla legislazione sulla tutela dei dati personali (veda “13. Contatti”).

Può inoltre presentare un reclamo all'autorità di vigilanza competente a livello nazionale.

Per il Belgio:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) / Autorité de protection des données (APD)

Drukpersstraat 35 / Rue de la Presse 35

B- 1000 Brussel / Bruxelles

e-mail: contact@apd-gba.be

(www.dataprotectionauthority.be)

 

Per l’Italia:

Garante per la protezione dei dati personali (GPDP)

sede in Piazza Venezia 11,

IT-00187, Roma 

e-mail: protocollo@gpdp.it

(www.garanteprivacy.it)

 

 

13. Contatti

Per qualsiasi domanda, incertezza o reclamo sulla modalità di utilizzo dei suoi dati personali da parte nostra o qualora intenda esercitare i suoi diritti individuali in merito ai dati personali può contattarci inviando, unitamente a una copia del suo documento d'identità (per consentirci di verificare l'identità del richiedente):

• un'e-mail al seguente indirizzo di posta elettronica:
  • privacy@vandemoortele.com; o
  • privacy.it@vandemoortele.com.
• una comunicazione firmata e datata al seguente indirizzo di posta:
  • Vandemoortele NV and Vandemoortele Europe NV, Attn. Privacy  -  B2B Customers, Ottergemsesteenweg-Zuid 816, B- 9000 Gent, Belgio; o
  • Vandemoortele Europe NV, sede secondaria Italia, con sede legale in Via Fiorenzo Semini n. 12 - 16163 Genova (GE), Italia.

14. Emendamenti

Ci riserviamo il diritto di modificare periodicamente la presente Informativa sulla privacy, entro i limiti imposti dalle regolamentazioni applicabili in termini di riservatezza e tutela dei dati.

15. Legge vigente e foro competente

L'Informativa sulla privacy sarà regolata e interpretata in conformità alle leggi del Belgio. Il foro competente di Gent, Belgio, ha la giurisdizione esclusiva a dirimere le controversie sorte in merito alla presente Informativa sulla privacy che non possano essere risolte in via amichevole.

Redatto a Gent, Belgio

il 1° settembre 2023 - V4.0